miércoles, 21 de julio de 2010

¡CUÁNDO Y DÓNDE NACE EL DIA DE LA ASISTENTE!

En 1952 en Estados Unidos. El festejo se llamó la "Semana Nacional de las Secretarias", y fue creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones públicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes de productos de oficina.

El objetivo era reconocer las contribuciones de las secretarias en el lugar de trabajo, y atraer más gente hacia los puestos administrativos y de secretaria. En 2000, la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos cambió el nombre de la celebración por la Semana de los Profesionales Administrativos, la tercera semana de abril.

En Colombia el Día de la Secretaria se festeja el 26 de abril.



HUMOR PARA EL DÍA DE LA ASISTENTE

Reírse de uno mismo siempre viene bien. ¡Feliz Día de la Asistente!


* El jefe, enfadado le dice a la secretaria:
-¿Es que no oye el teléfono señorita? ¿Por qué no contesta?
-¿Para qué, si todas las llamadas son para usted?

* El gerente estaba en su oficina. Llega la secretaria y le dice:
-Señor, tiene una entrevista.
-¿Con quién? pregunta el gerente.
-Con el hombre invisible.
-Dígale que no lo puedo ver.

PERFIL PROFESIONAL

PERFIL DE LA ASISTENTE

Términos generales toda asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:
• Personalidad equilibrada y proactiva.
• Autoestima positiva.
• Capacidad de adaptación a los cambios.
• Habilidades comunicativas y escucha activa.
• Capacidad de crear, innovar e implementar.
• Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
• Disposición para trabajar en equipo.
• Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
• Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
• Espíritu de superación.
• Flexibilidad
• Sentido de humor.
• Resistencia física y nerviosa.
• Agudeza visual.

PERFIL OCUPACIONAL


•Asistente Administrativo

•Coordinador de Servicios Generales

•Asistente de Planeación Administrativa

•Auxiliares de Información y Servicio al Cliente

•Auxiliar de Estadística y Encuestadores

CUALIDADES

CUALIDADES PERSONALES DE LA ASISTENTE

*Discreción
*Adaptabilidad
*Puntualidad
*Responsabilidad
*Limpieza y orden
*Paciencia
*Cooperación
*Buen criterio
*Buena voluntad
*Dedicación
*Pulcritud
*Previsión
*Sinceridad
*Buena educación

FORMACION DE LA ASISTENTE

FORMACION

La asistente debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:



*Mecanografía: En la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas.





*Ofimática: Debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.



*Ortografía y gramática: Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, así mismo debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales.

*Caligrafía: Es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores.



*Archivo: Importante que tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.



*Idiomas extranjeros: Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales.


*Matemática financiera: El trabajo administrativo requiere este conocimiento, el cual consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.

*Contabilidad: Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.



lunes, 19 de julio de 2010

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS ASISTENTES


CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS ASISTENTES
(APROBADO POR LA FEDERACIÓN NACIONAL DE ASOCIACIONES DE SECRETARIAS)

1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL

• Dignidad.

• Integridad.

• Secreto profesional.

2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL

Del sigilo profesional:

El derecho y la obligación del sigilo profesional comprende:
• Las confidencias e información personal de su superior.
• Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o demas miembros de la empresa.
• La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o figure clasificada como confidencial.
• Evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.

Relaciones con sus compañeros

• Debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.
• La discreción es un elemento específico en las relaciones externas y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el sigilo profesional.
• Es obligación prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que no se produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.

Relaciones con la empresa

• Debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma.
• No aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto.
• Tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.

En relación con su profesión


• Debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento.
• Debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
• No debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
• Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.
• Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión.

Es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN




COMPETENCIAS

•Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la función administrativa.
•Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y social.


IMPORTANCIA

Facilita en el intervenir, coordinar y promover el desarrollo de programas de mejoramiento organizacional, que se deriven de la función administrativa.

ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE


COMPETENCIA

•Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.


IMPORTANCIA

La atención al cliente es la más importante al tener una empresa, ya que se puede tener el mejor producto y el mejor precio, pero nunca llegarán los clientes por tus pequeños detalles que disgustan al servidor del producto, causando la elección de la competencia.

ÁREA DE MERCADEO


COMPETENCIAS

•Diseñar prototipos de productos y/o servicios que satisfagan las necesidades y requerimientos de los clientes y cumplan la normatividad legal vigente. Área
•Diseñar el proyecto de la investigación de mercados de acuerdo con los objetivos y metas de la investigación.
•Proyectar el mercado de acuerdo con el tipo de producto o servicio y características de los consumidores y usuarios.


IMPORTANCIA

Ayuda al logro de los objetivos con actividades como evaluación de las necesidades del consumidor, diseño y manejo de ofertas de productos, determinación de precios y desarrollo de estrategias de distribución y de comunicación.

ÁREA DE CONTABILIDAD




COMPETENCIA

•Contabilizar operaciones de acuerdo con las normas vigentes y las políticas organizacionales.


IMPORTANCIA

Admite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.

ÁREA DE ESTADÍSTICA


COMPETENCIA

•Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.


IMPORTANCIA

Permite la recolección de datos importantes para el estudio de situaciones que a diario se presentan y permite dar respuesta a todos esos problemas de una forma útil y significativa.

ÁREA DE ETICA




COMPETENCIA

•Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.


IMPORTANCIA

La ética nos enseña valores y como comportarnos en la sociedad, mediante un mejoramiento continuo.

ÁREA DE INGLES

COMPETENCIA

•Comprender textos en ingles en forma escrita y auditiva.


IMPORTANCIA

Por que el inglés ha sido elegido como el idioma de la comunicación internacional, en el campo económico, la industria, los negocios, el comercio internacional, por ello es fundamental contar con este conocimiento, en todo el universo productivo se escribe, se habla y se lee el inglés.